Persónuverndarskilmálar Orkubús Vestfjarða

Almennt um vinnslu persónuupplýsinga hjá Orkubúi Vestfjarða

Orkubú Vestfjarða ohf. býr að áratuga reynslu við virkjun vatnsafls og jarðhita og dreifingu og sölu raforku. Fyrirtækið á og rekur orkuver og raforkustöðvar til raforkuframleiðslu, ásamt nauðsynlegum mannvirkjum til raforkuflutnings og raforkudreifingar, jarðvarmavirki og fjarvarmakyndistöðvar ásamt nauðsynlegu dreifikerfi.

Fyrirtækið var stofnað þann 26. ágúst 1977 og var þá sameignarfélag sveitarfélaga á Vestfjörðum og ríkisins. Fyrirtækið hóf formlega starfsemi þann 1. janúar 1978. Orkubú Vestfjarða ohf. var stofnað á grundvelli laga sem samþykkt voru á Alþingi 2001.

Á milli Orkubús Vestfjarða og viðskiptavina er samningssamband um veitingu á vöru og eða þjónustu. Svo unnt sé að veita og afhenda hana þarf fyrirtækið að afla, skrá, vista og vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini svo Orkubúið geti uppfyllt skyldur sínar gagnvart viðkomandi viðskiptavini. Ekki er um vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga að ræða.

Gagnvart viðskiptavini ábyrgist Orkubúið að öll vinnsla persónuupplýsinga af hálfu fyrirtækisins samræmist persónuverndarstefnu OV, lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglum sem settar eru samkvæmt þeim.

Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga hjá OV

Orkubú Vestfjarða safnar og vinnur tilgreindar persónuupplýsingar um viðskiptavini í þeim tilgangi að geta veitt honum þá vöru og þá þjónustu sem samið er um að Orkubúið veiti og innheimt fyrir þá þjónustu áskilið endurgjald. Einnig svo unnt sé að tryggja ætíð bæði bestu mögulegu gæði vöru og þjónustu.

Myndavélaeftirlit er í og við mannvirki Orkubúsins í þeim tilgangi að tryggja öryggi húsnæðis, búnaðar og starfsfólks.

Orkubú Vestfjarða ábyrgist að persónuupplýsingar um viðskiptavini verði ekki notaðar í öðrum tilgangi en þeim sem afmarkaður er hér að framan nema með fullri vitneskju og eða samþykki viðskiptavinar.

Heimildir fyrir vinnslu

Vinnsla persónuupplýsinga um viðskiptavini er einkum nauðsynleg vegna framkvæmdar á samningi milli Orkubús Vestfjarða og viðkomandi einstaklings um veitingu fyrirtækisins á vöru og eða þjónustu. Að auki kann einhver vinnsla að byggjast á lögum, t.a.m. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014, lögum um bókhald nr. 145/1994 og lögum um ársreikninga nr. 3/2006.

Í þeim tilvikum þar sem samþykki er grundvöllur vinnslu persónuupplýsinga um viðskiptavini gilda um það sérstakir skilmálar sem viðskiptavinur hefur undirgengist þegar hann veitti samþykkið. Slíkum skilmálum verður ekki breytt nema að fengnu samþykki viðskiptavinar.

Vinnsla persónuupplýsinga um umsækjendur byggir á samþykki umsækjanda. Umsækjandi getur hvenær sem er afturkallað samþykki sitt. Sé það gert mun Orkubúið ekki vinna frekar með upplýsingarnar sem hann hefur veitt. Við afturköllun umsóknar verður umsókn óvirk.

Tegundir persónuupplýsinga

Orkubú Vestfjarða safnar og vinnur einkum úr eftirfarandi upplýsingum um viðskiptavini:

  1. Nafn
  2. Kennitala
  3. Heimilisfang
  4. Símanúmer
  5. Netfang
  6. Bankareikninga
  7. Kortanúmer
  8. Notkunarsaga – álestrar/reikningar
  9. Bilanasaga -rekstrartruflanir
  10. Vanskilaupplýsingar
  11. Samskiptaupplýsingar
  12. Umsóknir um þjónustu/vöru (t.d. heimlagnir og heimæðar, ljósleiðara, afsal á vatns- og fráveitulögnum o.s.frv.)
  13. Upptökur myndavélaeftirlits á almennum svæðum í og við starfsstöðvar

Orkubú Vestfjarða safnar engum persónuupplýsingum um þá sem heimsækja heimasíðu félagsins, www.OV.is.

Orkubú Vestfjarða safnar persónuupplýsingum um þá sem nota smáforrit Orkubúsins sem er aðgengilegt í gegnum Google Play Store og Apple App Store í gegnum þriðja aðila. Orkubúið hefur þó ekki aðgang að þessum upplýsingum. OV appið er fyrir viðskiptavini Orkubús Vestfjarða og aðra þá sem vilja fylgjast með tilkynningum og fréttum af starfsemi OV. Appið er einfalt í notkun. Hægt er að setja upp sjálfvirkar tilkynningar, sem birtast í tilkynningaslá þegar ný tilkynning birtist á vef OV. Í appinu eru einnig flýtileiðir fyrir þjónustu OV.

  1. Notast er við þriðja aðila í söfnun tölfræðiupplýsinga í gegnum smáforritið. Um er að ræða Google (Hlekkur í persónuverndarstefnu þeirra: Google Play Services) og Firebase Analytics (Hlekkur í persónuverndarstefnu þeirra:  Firebase Analytics) til að safna tölfræði og upplýsingum til að bæta upplifun notenda af forritinu.
  2. Notendur hafa alltaf möguleika til að takmarka söfnun upplýsinga í gegnum forritið í stillingum viðkomandi snjalltækis.

Orkubú Vestfjarða safnar eftirfarandi persónuupplýsingum um umsækjendur um störf hjá fyrirtækinu:

  1. Nafn
  2. Kennitala
  3. Heimilisfang
  4. Símanúmer
  5. Ferilskrá
  6. Prófskírteini

Umsækjandi kann að eiga rétt á að krefjast þess að röngum, villandi eða ófullkomnum persónu­upplýsingum um sig verði leiðréttar og eða þeim eytt. Sá réttur kann hins vegar að vera takmarkaður vegna krafna laga um opinber skjalasöfn.

Viðtakendur persónuupplýsinga

Upplýsingar um viðskiptavini eru vistaðar hjá Orkubúi Vestfjarða eða á vegum fyrirtækisins á Íslandi eða hjá samstarfsaðila innan EES-svæðisins þar sem reglur um meðferð persónuupplýsinga eru þær sömu og á Íslandi. Persónuupplýsingar verða ekki afhentar þriðja aðila nema á grundvelli lagaheimildar, stjórnvaldsfyrirmæla, dómsúrskurðar, vinnslusamnings eða samþykkis viðskiptavinar.

Varðveislutími persónuupplýsinga

Orkubú Vestfjarða vistar persónuupplýsingar um viðskiptavini í þann tíma sem lög gera ráð fyrir og nauðsynlegt er m.v. tilgang vinnslunnar. Þar sem Orkubú Vestfjarða er í eigu opinberra aðila lýtur fyrirtækið lögum um opinber skjalasöfn og ber því varðveislu- og skilaskyldu samkvæmt þeim. Eru fyrirtækinu því ákveðnar hömlur settar hvað eyðingu gagna varðar. Þeim gögnum sem heimild stendur til að eytt verði skv. sérstöku leyfi Þjóðskjalasafns verður eytt í samræmi við veitta heimild hverju sinni.

Réttur einstaklinga til andmæla, aðgangs, leiðréttingar og eyðingar

Viðskiptavinur hefur rétt til að andmæla söfnun Orkubús Vestfjarða á persónuupplýsingum telji hann að hún samræmist ekki tilgangi hennar, meðalhófs sé ekki gætt eða ef hann telur að ná megi sama tilgangi með vægari hætti.

Viðskiptavinur getur óskað eftir því að fá upplýsingar um þá vinnslu sem á sér stað hjá Orkubúinu um hann enda standi hagsmunir annarra ekki í vegi fyrir því. Beiðni þar um skal afgreidd eins fljótt og auðið er og ekki síðar en innan mánaðar frá móttöku beiðni viðskiptavinar þar um.

Viðskiptavinur kann að eiga rétt á að krefjast þess að röngum, villandi eða ófullkomnum persónuupplýsingum um sig verði leiðréttar og eða þeim eytt.

Öryggi persónuupplýsinga

Orkubúið tryggir öryggi persónuupplýsinga með tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum. Um þær ráðstafanir er fjallað nánar í viðeigandi skjölum og leiðbeiningum Orkubúsins.

Aðgangur að persónuupplýsingum um viðskiptavini er takmarkaður við þá starfsmenn sem nauðsynlega þurfa slíkan aðgang til að ná fram tilgangi vinnslunnar. Starfsmenn eru upplýstir og meðvitaðir um skyldu þeirra til að viðhalda trúnaði og öryggi persónuupplýsinga sem þeir hafa aðgang að. Trúnaður og þagnarskylda þeirra gildir áfram þótt látið sé af störfum.

Að öðru leyti en kveðið er á um hér að framan fer um meðferð persónuupplýsinga um starfsmenn skv. lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Nánari upplýsingar

Fyrirspurnum og beiðnum tengdum persónuupplýsingum skal beint á personuvernd@ov.is eða í síma 450-3211

Skilmálar þessir voru samþykktir af Framkvæmdarstjórn félagsins þann 10.október 2018.